ক্রয় ও সরবরাহকারী

দোকানে আসা প্রতিটি কার্টন একটি ক্রয় (স্টক ইন) হিসেবে লেখা হয়। ক্রয় স্টক যোগ করে, ক্রয়মূল্য হালনাগাদ করে আর সরবরাহকারীর কাছে কত দেনা তা লিখে রাখে।

সরবরাহকারী

ক্রয় › সরবরাহকারী-তে গিয়ে নতুন সরবরাহকারী চাপুন:

• সরবরাহকারী / কোম্পানির নাম *, যোগাযোগের ব্যক্তি (সেলস রিপ), ফোন, হোয়াটসঅ্যাপ (অর্ডারের জন্য), ইমেইল আর ঠিকানা।
• শুরুর ব্যালেন্স (শুরুতে আমাদের যত ৳ বাকি ছিল): RetailDesk শুরুর সময় যা দেনা ছিল। ঋণাত্মক সংখ্যা মানে আপনি অগ্রিম দিয়েছেন। শুধু ম্যানেজার বা মালিক বদলাতে পারেন।

সরবরাহকারীর পাতায় সরবরাহকারীর স্টেটমেন্ট: প্রতিটি বিল (+), প্রতিটি পরিশোধ বা ফেরত (−) আর ব্যালেন্স, সাথে পরিশোধ, নতুন ক্রয় আর স্টেটমেন্ট প্রিন্ট।

স্টক গ্রহণ (নতুন ক্রয়)

1. ক্রয় › ক্রয় (স্টক ইন)-এ গিয়ে নতুন ক্রয় চাপুন (বা ড্যাশবোর্ডের স্টক গ্রহণ)।
2. সরবরাহকারী * বাছুন আর সরবরাহকারীর ইনভয়েস / চালান নং লিখুন।
3. প্রতিটি পণ্য স্ক্যান করুন বা খুঁজুন। প্রতিটি লাইনে লিখুন:
   • পরিমাণ * আর ফ্রি (বোনাস, যার দাম নেই)।
   • ক্রয়মূল্য ৳ / একক।
   • বিক্রির দাম বদলালে দাম ৳ আর পাইকারি ৳ (ম্যানেজার বা মালিক)।
   • লাইনে ছাড় ৳।
   • মেয়াদ — মেয়াদ ট্র্যাক হওয়া পণ্যে আবশ্যক। লট খালি রাখা যায়।
4. নিচে: বিলে ছাড় ৳, অন্যান্য খরচ (পরিবহন…) ৳ আর ভ্যাট ৳। ছাড় আর পরিবহন খরচ লাইনগুলোতে ভাগ হয়ে যায়, তাই প্রতি এককের ক্রয়মূল্যই আসল খরচ।
5. পরিশোধ ৳: এখন কত দিচ্ছেন (পুরো পরিশোধের লিংক মোট টাকা বসায়), মাধ্যম আর যে অ্যাকাউন্ট থেকে। পুরো বিল বাকি রাখতে ০ রাখুন।
6. ক্রয় সংরক্ষণ ও স্টকে যোগ চাপুন (Ctrl + Enter)।

স্টক সঙ্গে সঙ্গে আপনার শাখায় যোগ হয়, আর পণ্যের গড় ক্রয়মূল্য হালনাগাদ হয়।

ক্রয়ের পাতা

সংরক্ষিত ক্রয় থেকে লেবেল প্রিন্ট (পাওয়া প্রতিটি পণ্যে একটি), সরবরাহকারীকে আইটেম ফেরত, অথবা ক্রয় বাতিল করা যায়। বাতিলের জন্য কারণ, ম্যানেজার বা মালিক, গ্রহণকারী শাখা, আর এখান থেকে আগে কোনো ফেরত না হওয়া লাগে।

ক্রয় অর্ডার

ক্রয় অর্ডার (PO) হলো সরবরাহকারীকে কী আনতে বলছেন তার তালিকা। এতে স্টক বদলায় না।

1. ক্রয় › ক্রয় অর্ডার-এ গিয়ে নতুন অর্ডার চাপুন, অথবা কম স্টক / রি-অর্ডার থেকে তৈরি করুন।
2. সরবরাহকারী * আর প্রত্যাশিত ডেলিভারি বাছুন, আনুমানিক দামসহ পণ্য যোগ করে ড্রাফট হিসেবে সংরক্ষণ চাপুন।
3. অর্ডার দিলে পাঠানো হয়েছে বলে চিহ্নিত করুন, অথবা তালিকাটি পাঠাতে হোয়াটসঅ্যাপে পাঠান।
4. মাল এলে মাল গ্রহণ চাপুন। লাইন ভরা অবস্থায় নতুন ক্রয় খুলবে; পরিমাণ আর দাম মিলিয়ে সংরক্ষণ করুন।

অবস্থা দেখায় ড্রাফট, পাঠানো হয়েছে, আংশিক, প্রাপ্ত বা বাতিল। আংশিক পাওয়া অর্ডার শেষ করতে অর্ডার বন্ধ। এআই সহকারী আপনার যাচাইয়ের জন্য ড্রাফট PO বানিয়ে দিতে পারে (এআই সহকারী দেখুন)।

সরবরাহকারীকে টাকা দিন

1. ক্রয় › সরবরাহকারী পেমেন্ট-এ গিয়ে সরবরাহকারীকে টাকা দিন চাপুন (বা সরবরাহকারীর পাতার পরিশোধ বোতাম)।
2. সরবরাহকারী * বাছুন, টাকা, মাধ্যম, যে অ্যাকাউন্ট থেকে দেওয়া আর রেফারেন্স (ট্রানজেকশন আইডি / চেক নং) লিখুন।
3. পেমেন্ট সংরক্ষণ চাপুন। ভাউচার প্রিন্ট পেমেন্ট ভাউচার ছাপে।

দেনার বেশি দিলে তা অগ্রিম হিসেবে থাকে। সরবরাহকারীকে টাকা দিতে ম্যানেজার বা মালিক লাগে।

সরবরাহকারীকে মাল ফেরত

1. ক্রয় › সরবরাহকারীকে ফেরত-এ গিয়ে নতুন ফেরত চাপুন (বা ক্রয়ের আইটেম ফেরত, বা মেয়াদের সতর্কতা-র বাছাই করা লট সরবরাহকারীকে ফেরত দিন)।
2. সরবরাহকারী বাছুন, স্টক লট খুঁজুন, পরিমাণ আর কারণ লিখুন।
3. ফেরত সংরক্ষণ ও স্টক থেকে বাদ চাপুন।

ফেরতের মূল্য ধরা হয় যে দামে কিনেছিলেন সেই দামে, আর তা ওই সরবরাহকারীর কাছে দেনা কমায়।